Hoe lang moet je je administratie bewaren?

Zeven jaar voor de basisgegevens

De Belastingdienst noemt een vaste kern die altijd zeven jaar bewaard moet blijven: het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie.

Voor een bouwbedrijf betekent dat in de praktijk: je verstuurde facturen en creditnota's, de inkoopfacturen van je leveranciers en onderaannemers, je bankafschriften, je urenregistratie voor zover die tot loon leidt en de bonnen die je op kosten hebt geboekt.

De termijn begint niet op de datum van het document maar op het moment dat het gegeven zijn actuele waarde verliest. Een contract dat vijf jaar loopt, blijft die vijf jaar actueel; de zeven jaar begint pas daarna. Dat is de regel die het vaakst wordt gemist bij lopende overeenkomsten.

Tien jaar bij onroerende zaken

Gegevens over onroerende zaken en over rechten op onroerende zaken bewaar je tien jaar. De reden is de herzieningstermijn in de btw: bij een onroerende zaak kijkt de Belastingdienst tien jaar lang of de aftrek nog klopt met het gebruik.

Dat raakt een bouwbedrijf op twee manieren. Heb je zelf een bedrijfspand of een loods gekocht of laten bouwen, dan valt die administratie eronder. En werk je aan een pand waarbij de btw-behandeling afhangt van de aard van het pand, denk aan de tweejaarstermijn bij het lage tarief, dan hoort de onderbouwing daarvan bij die klus te blijven.

In welke vorm je bewaart

Digitaal bewaren mag, en voor de meeste bouwbedrijven is dat de enige werkbare manier. De eis is dat de gegevens gedurende de hele bewaartermijn leesbaar en controleerbaar blijven, en dat wat digitaal binnenkomt ook digitaal bewaard wordt. Een pdf-factuur die je uitprint en daarna weggooit, voldoet niet: het origineel was digitaal.

Andersom mag je papieren stukken scannen en het papier weggooien, mits alle gegevens overgaan en het bestand echt raadpleegbaar blijft. Zorg dan wel dat de scan compleet is, inclusief de achterkant als daar iets op staat.

Wil je korter bewaren dan de wettelijke termijn, bijvoorbeeld omdat een deel van je administratie enorm is, dan kun je daar afspraken over maken met de Belastingdienst. Doe dat vooraf en op papier, niet achteraf.

• Digitaal binnengekomen stukken blijven digitaal bewaard.
• Leesbaar en controleerbaar gedurende de hele termijn, dus geen bestandsformaat dat over vijf jaar niemand meer opent.
• Scannen mag, mits alle gegevens overgaan.
• Kortere termijnen alleen na een afspraak vooraf met de Belastingdienst.

En de termijn die de fiscus niet noemt

Zeven jaar is de fiscale bewaarplicht. Voor een bouwbedrijf is dat niet de termijn die telt als er een klacht komt.

Een rechtsvordering over een gebrek in het opgeleverde werk verjaart twee jaar nadat de opdrachtgever erover heeft geklaagd, en bij een bouwwerk in ieder geval twintig jaar na de oplevering. Komt er na twaalf jaar een scheur in een gestucte wand, dan is de vraag wat je destijds hebt aangetroffen en wat je hebt afgesproken. Je bewaarplicht is dan allang verlopen en je bewijslast niet.

Wat je in elk geval langer bewaart dan zeven jaar: de opname met wat je bij aanvang hebt aangetroffen, de getekende offerte en de opdracht, de schriftelijke waarschuwingen die je hebt gegeven, de afgetekende werkbonnen en de opleverfoto's. Dat is per klus een handvol bestanden, en het is het enige wat je in zo'n discussie hebt.