Verwerkersovereenkomst

Waarom dit document bestaat

Zodra jij namen, adressen en foto's van jouw klanten in Bouwo zet, verwerken wij persoonsgegevens voor jou. De Algemene verordening gegevensbescherming schrijft voor dat daar schriftelijke afspraken over gemaakt worden. Dat is deze pagina. Je hebt hem nodig als een opdrachtgever ernaar vraagt, en je hebt hem nodig als je zelf wilt weten waar je aan toe bent.

In gewone woorden: jij bepaalt welke gegevens erin gaan en wat ermee gebeurt. Wij bewaren en verwerken ze alleen om de software te laten werken, en doen er verder niets mee.

Wie is wie

• De onderneming: het bouwbedrijf dat Bouwo gebruikt. Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke.
• Bouwo (KvK 42126832): de leverancier van de software. Wij zijn de verwerker.

Deze overeenkomst komt tot stand op het moment dat de onderneming een account bij Bouwo in gebruik neemt, en wordt binnen de applicatie bevestigd door de eigenaar. De datum van die bevestiging staat in Instellingen, bij Abonnement.

Welke gegevens en van wie

Wat er precies in staat bepaal jij, want jij voert het in. In de praktijk gaat het om deze categorieën personen en gegevens.

• Klanten van de onderneming: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, en de correspondentie die via het klantportaal of per e-mail loopt.
• Werk bij die klanten: aanvragen, opnames, offertes, planning, werkbonnen, facturen, betalingen en gewerkte uren.
• Foto's en documenten die bij een klus horen, waaronder foto's die bij iemand thuis zijn gemaakt.
• Medewerkers van de onderneming: naam, e-mailadres, rol, gewerkte uren, beschikbaarheid en verlof.

Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of afkomst) horen niet in Bouwo thuis, en er is geen veld voor bedoeld. Zet je ze toch ergens in een vrij tekstveld, dan blijft dat jouw verantwoordelijkheid.

Wat wij ermee doen, en wat niet

• We verwerken de gegevens alleen om de dienst te leveren en te ondersteunen, en alleen op jouw instructie. Deze overeenkomst en het gebruik van de software zijn die instructie.
• We gebruiken de gegevens nooit voor eigen doeleinden, nooit voor advertenties, en we verkopen ze niet.
• We trainen er geen AI-modellen op. Gebruik je de AI-hulp bij een offertetekst, dan gaat alleen de tekst van die ene offerte naar het model, en de leverancier daarvan mag hem niet voor training gebruiken.
• Onze medewerkers kunnen technisch bij de gegevens om storingen op te lossen. Dat gebeurt alleen als het nodig is, en iedereen bij ons heeft een geheimhoudingsplicht.

Hoe het is beveiligd

• Alle gegevens staan op servers binnen de Europese Unie.
• Elke onderneming heeft een eigen, van andere ondernemingen afgeschermde omgeving. Dat is niet alleen een filter in de software maar een regel in de database zelf, die op elke rij geldt.
• Al het verkeer tussen jouw apparaat en Bouwo loopt versleuteld (HTTPS). Gegevens staan versleuteld op de opslag.
• Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen, ook niet voor ons.
• Binnen de onderneming bepaalt de rol wat iemand ziet. Een uitvoerder ziet de klus waar hij aan werkt en geen prijzen, marges of het klantenbestand.
• Er worden dagelijks reservekopieën gemaakt, die op dezelfde manier zijn afgeschermd.

Subverwerkers

We schakelen een klein aantal partijen in om de dienst te kunnen leveren. Met elk van hen hebben wij zelf een verwerkersovereenkomst, en zij mogen de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. Door deze overeenkomst geef je toestemming voor deze partijen.

Komt er een subverwerker bij of gaat er een weg, dan melden we dat vooraf per e-mail aan het adres van de onderneming, minimaal dertig dagen van tevoren. Heb je bezwaar, dan mag je het abonnement per direct opzeggen zonder kosten voor de resterende periode.

Als er iets misgaat

Bij een datalek dat jouw gegevens raakt, informeren wij je zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 24 uur nadat wij het hebben vastgesteld. We melden wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen. De melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens doe jij, want jij bent de verwerkingsverantwoordelijke; wij leveren alles aan wat je daarvoor nodig hebt.

Rechten van jouw klanten

Vraagt een klant van jou om inzage, correctie of verwijdering, dan is dat jouw verzoek om af te handelen. De software geeft je daar de knoppen voor: je kunt een klant en zijn gegevens inzien, aanpassen en verwijderen. Loop je vast, dan helpen we binnen vijf werkdagen. Komt zo'n verzoek per ongeluk bij ons binnen, dan sturen we het naar jou door en beantwoorden we het niet zelf.

Bewaren en teruggeven

• Zolang je account bestaat, bewaren we de gegevens die erin staan.
• Foto's van een klus verdwijnen automatisch na de termijn die jij zelf instelt, standaard 24 maanden na afronding. Bonnen vallen daarbuiten: dat zijn boekhoudstukken.
• Facturen bewaren we zeven jaar, omdat de Nederlandse fiscale bewaarplicht dat voorschrijft. Dat geldt ook als je opzegt.
• Bij opzegging kun je je gegevens exporteren. Dertig dagen na het einde van het abonnement verwijderen we de rest, met uitzondering van wat we wettelijk moeten bewaren.

Controle

Je mag één keer per jaar vragen hoe wij aan bovenstaande afspraken voldoen, en wij beantwoorden dat met documentatie. Wil je een audit door een onafhankelijke partij, dan kan dat na overleg over tijdstip en reikwijdte, en zijn de kosten voor jouw rekening, tenzij er iets uitkomt wat niet klopt.

Duur en wijzigingen

Deze overeenkomst loopt zolang je een account bij Bouwo hebt en eindigt daarmee. Wijzigen we hem, dan laten we dat minimaal dertig dagen van tevoren weten en vragen we de eigenaar bij het eerstvolgende inloggen om de nieuwe versie te bevestigen. De versie die je hebt bevestigd, met datum, staat altijd in Instellingen bij Abonnement.

Vragen

Vragen over deze overeenkomst, of heb je hem ondertekend nodig voor een opdrachtgever? Mail naar info@bouwo.nl, dan sturen we hem op naam van jouw onderneming toe.