Moeten factuurnummers op volgorde en aansluitend zijn?

Waarom dit meer is dan een formaliteit

Een controleur die je administratie bekijkt, kijkt eerst of de reeks klopt. Ontbreekt nummer 2026-0043, dan is de vraag simpel: was er een factuur die je niet hebt aangegeven? Kun je dat niet uitleggen, dan is het aan jou om aan te tonen dat er geen omzet is weggelaten, en dat is een lastige positie.

Vandaar dat een nummer nooit twee keer mag voorkomen, en dat handmatig nummeren de meest voorkomende bron van gedonder is. Twee mensen die op dezelfde dag een factuur maken in hetzelfde Word-bestand geven allebei nummer 44 uit, en dat komt drie kwartalen later boven.

Wat wel mag

Je mag meer dan één reeks gebruiken, bijvoorbeeld een aparte reeks voor creditnota's of per vestiging, zolang elk nummer binnen je administratie eenmalig is en de reeks herleidbaar blijft. Je mag ook het jaartal in het nummer opnemen en elk jaar opnieuw bij één beginnen.

Wat niet werkt is een nummer uitdelen op het moment dat je aan een concept begint. Werk je aan drie offertes en wordt er één een factuur, dan zijn er twee nummers verbrand. Deel het nummer daarom pas uit op het moment dat de factuur de deur uitgaat.

• Eén nummer, één factuur, nooit twee keer hetzelfde.
• Een gat in de reeks moet je kunnen uitleggen, dus voorkom er liever een.
• Een creditnota is een eigen document met een eigen nummer en een verwijzing naar de factuur die hij corrigeert.
• Deel het nummer uit bij het versturen, niet bij het opstellen.

Een factuur die fout is, corrigeer je met een creditnota

Een verstuurde factuur weggooien en het nummer opnieuw gebruiken kan niet: het nummer is al uitgedeeld en de klant heeft het document. Klopt er iets niet, dan maak je een creditnota die naar dat factuurnummer verwijst, en daarna een nieuwe factuur met het juiste bedrag.

Dat is administratief omslachtiger dan even iets aanpassen, en het is precies de reden dat het zo hoort: de reeks blijft kloppen en er is een spoor van wat er gecorrigeerd is.