Wat moet er op een factuur van een bouwbedrijf staan?

De verplichte velden

Dit is de lijst waar de Belastingdienst op controleert. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw op die factuur niet aftrekken, en dan komt hij bij jou terug voor een nieuwe.

• Je volledige naam en die van je klant, met bij beide het volledige adres.
• Je btw-identificatienummer, met NL ervoor.
• Je KvK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat.
• Een factuurnummer dat maar één keer voorkomt in je administratie.
• De datum waarop je de factuur uitreikt.
• De datum waarop je het werk hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
• Wat je hebt gedaan en in welke hoeveelheid, met de eenheidsprijs als die er is.
• Het bedrag exclusief btw, per tarief apart als er meer dan één tarief op de factuur staat.
• Het btw-tarief dat van toepassing is, en het btw-bedrag.

Wanneer je hem uiterlijk moet versturen

De regel is: vóór de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Werk dat in maart is afgerond, moet dus uiterlijk veertien april gefactureerd zijn.

Doe je dat later, dan verschuift de btw niet mee. Je moet hem aangeven in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten versturen. Een klus van maart die je in juli factureert hoort dus in de aangifte over het tweede kwartaal, niet in die over het derde.

Voor een particulier hoef je niets uit te reiken

Dit is de regel die de meeste vaklui niet kennen: aan een particulier ben je niet verplicht een factuur uit te reiken. De verplichting geldt bij levering aan een ander bedrijf of een rechtspersoon.

Dat betekent niet dat het slim is om het te laten. Je hebt de omzet nog steeds in je administratie te verantwoorden, en bij werk onder het lage btw-tarief is de factuur juist het stuk waarmee je onderbouwt waarom je negen procent hebt gerekend. En een particulier die vier maanden later belt over een reparatie, heeft een factuur nodig om te laten zien dat jij het gedaan hebt.

De regels die er in de bouw bovenop komen

Twee situaties waarin er iets extra's op de factuur hoort. Werk je als onderaannemer, dan mag je vaak geen btw rekenen maar moet er 'btw verlegd' op staan, met het btw-nummer van de hoofdaannemer erbij. En bij een factuur met twee btw-tarieven moet het bedrag exclusief btw per tarief apart staan, niet als één totaal.