Ben je aansprakelijk voor de belastingen van je onderaannemer?

Waar je precies voor aansprakelijk bent

De ketenaansprakelijkheid gaat over loonheffingen: loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Dat is wat je onderaannemer over het loon van zijn eigen mensen moet afdragen voor het werk dat hij voor jou doet.

De regeling maakt elke schakel in de keten aansprakelijk voor alle schakels daaronder. Zet jouw onderaannemer een deel weer weg bij een derde, dan valt die derde er ook onder. Je aansprakelijkheid loopt dus verder dan de partij met wie je zaken hebt gedaan, en je ziet die schakels vaak niet.

Het gaat om werk van stoffelijke aard: iets maken, bewerken of monteren. Koop je alleen materiaal in, dan speelt het niet. Laat je een ploeg stucwerk doen op jouw klus, dan wel.

Wie in de normale uitoefening van zijn bedrijf werk uitvoert zonder dat er een opdrachtgever boven hem staat, geldt als eigenbouwer en valt onder dezelfde regeling. Dat treft bijvoorbeeld een projectontwikkelaar die voor eigen rekening bouwt.

Inlenen is iets anders, en het risico is groter

Huur je geen werk in maar mensen, bijvoorbeeld via een uitzendbureau of een collega die zijn ploeg uitleent terwijl jij de leiding houdt, dan is het geen onderaanneming maar inlening. Daarvoor geldt de inlenersaansprakelijkheid.

Het verschil dat telt: bij inlenen ben je niet alleen aansprakelijk voor de loonheffingen maar ook voor de omzetbelasting. Bij ketenaansprakelijkheid gaat het alleen om de loonheffingen.

Of iets aanneming of inlening is, hangt af van wie de leiding en het toezicht heeft. Doet de ander het werk zelfstandig voor een afgesproken resultaat, dan is het aanneming. Werken zijn mensen onder jouw aansturing mee in je eigen ploeg, dan is het inlening.

De g-rekening, en hoeveel je erop stort

Een g-rekening is een geblokkeerde bankrekening op naam van je onderaannemer waarvan hij alleen de Belastingdienst kan betalen. Jij splitst zijn factuur: het deel dat op de loonheffingen ziet gaat naar de g-rekening, de rest naar zijn gewone rekening.

Wat je stort, werkt als vrijwaring tot het bedrag van de storting. Dat is niet automatisch: de factuur van je onderaannemer moet aan alle wettelijke factuureisen voldoen en de betaling moet naar de juiste rekening te herleiden zijn, met het factuurnummer en het werk erbij. Een storting op een g-rekening bij een factuur die niet klopt, vrijwaart je niet.

Een vast percentage staat niet in de wet. In de praktijk wordt gestort wat de loonheffingen naar verwachting zijn, en dat hangt af van hoeveel van de aanneemsom arbeid is. Bij werk dat vrijwel volledig uit arbeid bestaat ligt dat hoger dan bij werk waar veel materiaal in zit. Spreek het percentage vooraf af en zet het in de opdracht.

Voor het openen van een g-rekening heeft je onderaannemer toestemming nodig van de Belastingdienst en van zijn bank. Dat regelt hij, niet jij.

• Spreek het stortingspercentage af vóór de opdracht, niet bij de eerste factuur.
• Controleer of de factuur aan alle factuureisen voldoet, anders vervalt de vrijwaring.
• Vermeld bij de betaling het factuurnummer en het werk waar het om gaat.
• Bewaar het bankafschrift bij de klus, samen met de factuur.

Rechtstreeks storten kan ook

Heeft je onderaannemer geen g-rekening, dan kun je het deel dat op de loonheffingen ziet rechtstreeks aan de Belastingdienst overmaken op naam van die onderaannemer. Dat werkt op dezelfde manier vrijwarend, mits je bij de betaling vermeldt voor wie en voor welk werk je stort.

Vraag daarnaast een verklaring betalingsgedrag op. Daarin staat of je onderaannemer de loonheffingen die hij tot dat moment moest afdragen ook heeft betaald. Die verklaring vrijwaart je niet, maar hij laat wel zien of je met iemand in zee gaat die achterloopt, en dat is precies het moment om te storten.

Wat je vastlegt, en waarom dat de helft van het werk is

Als het misgaat, gaat de discussie over hoeveel loon er in jouw werk zat. Kun je dat niet onderbouwen, dan schat de Belastingdienst het, en die schatting valt zelden in jouw voordeel uit.

Houd daarom per werk bij wie er wanneer heeft gestaan en hoeveel uur. In de bouw heet dat een mandagenregister. Leg daarnaast vast met welk bedrijf je de overeenkomst hebt, wat er precies is uitbesteed en wat de aanneemsom is.

Dat is dezelfde administratie die je bij een geschil over de klus nodig hebt, dus het is geen dubbel werk. Het gaat erom dat het per klus terug te vinden is en niet verspreid over een agenda, een appgroep en een stapel bonnen.

En als je een zzp'er zonder personeel inhuurt?

Dan is er geen loonheffing die hij voor personeel moet afdragen, en dus geen ketenaansprakelijkheid op dat punt. De Belastingdienst werkt om die reden ook niet mee aan een g-rekening voor een zzp'er zonder personeel, ook niet als een opdrachtgever daarom vraagt.

Daarmee is het risico niet weg, het verschuift. Blijkt achteraf dat er feitelijk sprake was van een dienstbetrekking en niet van zelfstandig ondernemerschap, dan waren de loonheffingen van jou, en dan gaat de naheffing niet via een keten maar rechtstreeks. Dat is een andere regeling met andere toetsen, en het is de reden waarom de afspraak op papier moet overeenkomen met hoe het op de bouwplaats gaat.